Changer de CRM, c'est souvent le genre de décision qu'on prend un lundi matin avec de l'énergie, et qu'on regrette le jeudi quand on réalise qu'on n'a pas sauvegardé grand-chose. J'ai vécu ça. Pas complètement, mais presque. Et depuis, avant n'importe quelle migration, la première chose que je fais c'est exporter mes données en CSV. Proprement.
SalesTrack CRM est un outil que j'ai utilisé pendant plus de deux ans avec mon équipe. Correct pour suivre des pipelines simples, mais quand on a voulu scaler et automatiser davantage, on a cherché autre chose. Le problème : avant de partir, il faut récupérer tout ce qu'on y a mis. Contacts, deals, historiques d'activités, notes. Rien ne doit rester coincé derrière un accès qu'on va fermer.
Pourquoi l'export CSV avant tout le reste ?
Le CSV c'est le format universel. N'importe quel CRM, tableur, ou outil d'import l'accepte. Quand tu changes d'outil, tu vas souvent passer par une phase où les deux systèmes coexistent. Avoir tes données en CSV te permet d'importer, de comparer, de corriger les doublons sans dépendre d'une API ou d'un connecteur qui peut buguer.
J'ai un collègue qui a tenté une migration directe via API entre deux CRM. Résultat : 30 % des contacts importés avec des champs mal mappés, des deals sans propriétaire, et trois semaines à nettoyer. Avec un export CSV bien structuré en amont, t'aurais pu détecter ces problèmes avant.
Autre raison concrète : la continuité. Si ton accès SalesTrack expire ou est coupé avant que tu aies tout migré, tu as un filet. Le CSV est ton filet.
Comment exporter ses données depuis SalesTrack CRM ?
Voici ce que j'ai fait, étape par étape. C'est pas sorcier, mais y a quelques pièges à éviter.
Les contacts et comptes
Depuis le menu principal, va dans Contacts, puis cherche l'option "Exporter" en haut à droite de la liste. SalesTrack te propose plusieurs formats, choisis CSV ou Excel selon ce que tu veux faire derrière. Moi je prends toujours CSV pour garder quelque chose de propre et non propriétaire.
Vérifie les colonnes exportées avant de valider. Par défaut, SalesTrack n'inclut pas forcément tous les champs personnalisés que t'as créés. Il faut aller dans les paramètres d'export et cocher manuellement les champs custom. J'ai perdu des données de segmentation une fois parce que j'avais pas fait ça.
Les opportunités et deals
Même logique. Va dans le module Deals ou Opportunités, filtre par statut si t'as des deals archivés à récupérer aussi (ne l'oublie pas, les deals fermés perdus ont souvent des infos utiles), puis exporte. Là aussi, vérifie les champs.
Un truc qui m'a aidé : exporte d'abord en petit volume pour vérifier que le fichier est lisible et que l'encodage est bon. Les problèmes d'accents en CSV, c'est classique. Si tu vois des "é" à la place des "é", c'est un problème d'encodage UTF-8. Dans ce cas, ouvre le CSV avec LibreOffice en spécifiant l'encodage manuellement.
Les activités et historiques
C'est là que beaucoup de gens oublient. Les emails envoyés, les appels loggués, les notes sur les contacts... tout ça c'est de la donnée précieuse. SalesTrack permet d'exporter les activités depuis le module dédié. Prends tout. Même si ton nouveau CRM n'importe pas automatiquement les historiques, t'as une trace.
Nettoyer le CSV avant d'importer ailleurs
Un export brut c'est rarement propre. Je passe systématiquement par Google Sheets ou Excel pour trier, filtrer les doublons, et standardiser les formats. Téléphone au format +33, dates au format ISO, emails en minuscule... Ces petits détails évitent des erreurs d'import sur le CRM suivant.
Quelques opérations que je fais toujours :
- Supprimer les lignes vides ou les contacts sans email
- Vérifier les doublons sur le champ email avec la fonction COUNTIF
- Harmoniser les noms de colonnes pour coller au format d'import du nouveau CRM
- Séparer les noms complets en prénom / nom si besoin
Ça prend deux heures. Mais ça évite une semaine de nettoyage post-migration.
Choisir le bon outil pour la suite
Une fois les données récupérées et nettoyées, la vraie question c'est : où tu vas ? Parce que migrer sans avoir choisi la destination c'est recommencer le travail.
J'ai testé plusieurs outils après SalesTrack. Ce qui m'importait le plus : l'automatisation des relances, les workflows natifs, et un bon rapport qualité-prix pour une petite équipe. Voilà un résumé rapide de ce que j'ai comparé :
| Outil | Facilité d'utilisation | Automatisation | Prix mensuel | Note /5 |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot CRM (Free) | 4/5 | Limitée en gratuit | 0€ (puis cher) | 3,5/5 |
| Pipedrive | 4,5/5 | Bonne via add-ons | à partir de 14€ | 4/5 |
| Folk | 4/5 | Correcte | à partir de 20€ | 3,5/5 |
| Brevo CRM | 3,5/5 | Forte côté emailing | à partir de 0€ | 3,5/5 |
Mon choix final a été Pipedrive pour son côté terrain et ses automatisations de séquences. Pas parfait, l'onboarding est un peu long, mais une fois en place c'est fluide.
Si tu regardes des alternatives moins connues, tu peux aussi chercher des guides pratiques sur comment utiliser le CRM SalesFlow Evolution ou comment utiliser le CRM SmartLead Evolution, deux outils qui commencent à faire parler d'eux sur le segment des petites équipes commerciales. Je n'ai pas encore eu le temps de les tester en profondeur, mais les retours que j'ai vus sont plutôt positifs côté automatisation des workflows.
Les erreurs à ne pas faire pendant la migration
Je vais être direct, j'en ai fait plusieurs. Voilà ce que j'éviterais si c'était à refaire.
Couper l'accès SalesTrack trop tôt. Garde ton abonnement actif au minimum un mois après la bascule. T'auras forcément des trucs à aller vérifier rétrospectivement. Un deal, une date, un historique d'échange. C'est chiant à payer mais c'est une sécurité réelle.
Ne pas tester l'import avant de tout envoyer. J'avais une base de 3 200 contacts. J'ai d'abord importé 50 lignes pour vérifier que tout s'affichait bien dans Pipedrive, les champs custom, les tags, les propriétaires. Seulement après j'ai lancé le gros import.
Oublier les intégrations. Si tu avais connecté SalesTrack à ton outil d'emailing, ton agenda Google, ou ton outil de signature électronique, ces connexions sont à recréer côté nouveau CRM. Fais un inventaire avant de migrer. Un simple tableau avec "outil connecté / webhook ou API / à recréer" suffit.
Franchement, ça m'a fait gagner du temps de préparer cette liste en avance. Sinon t'as des trous dans ta stack pendant des jours.
Archiver avant de supprimer
Dernier point, et c'est pas anodin : même une fois migré, garde tes exports CSV quelque part. Un dossier Google Drive ou Notion avec la date d'export, le nom du fichier, et ce qu'il contient. Si un client te contacte deux ans plus tard sur un deal passé, t'as un recours.
J'ai une archive CSV datée de chaque outil que j'ai quitté depuis que j'ai lancé ma boite. Ça prend zéro espace, ça coûte rien, et une ou deux fois par an ça m'a sauvé la mise.
Migrer de CRM c'est une décision saine si c'est pour de bonnes raisons. Mais le faire proprement, en récupérant tout ce qui est récupérable, ça fait la différence entre une transition fluide et un mois chaotique. Le CSV, c'est pas glamour, mais c'est fiable. Et la fiabilité, pour une petite équipe avec peu de marge d'erreur, c'est pas optionnel.
